El registro de viajeros no lleva casilla de consentimiento porque no la necesita: los datos se piden por obligación legal (art. 6.1.c del RGPD, Ley Orgánica 4/2015 y Real Decreto 933/2021). Lo que sí debéis hacer es informar al huésped de cómo se tratan sus datos.
Dónde ponerlo: en Configuración → Propiedad → Normas de la casa, pulsa el lápiz, pega el texto y guarda. Las normas de la casa aparecen en la guía del huésped y en el contrato de turismo. También podéis enviarlo en una plantilla.
Texto de ejemplo (sustituye lo que está entre corchetes por los datos de tu alojamiento y revísalo con tu asesor si lo necesitas):
POLÍTICA DE PROTECCIÓN DE DATOS DEL CHECK-IN Y REGISTRO DE VIAJEROS
1. Responsable del tratamiento
El responsable del tratamiento es [razón social del titular del alojamiento], con NIF [NIF], domicilio en [dirección] y correo electrónico para consultas y ejercicio de derechos [email].
Esta política se aplica a los datos recogidos mediante el proceso de check-in de SuiteClerk para cumplir las obligaciones legales de registro y comunicación de viajeros.
2. Empresa que presta el servicio SuiteClerk
SuiteClerk es un servicio de DREAMPULSE S.L., con NIF B90386681 y domicilio en Calle Fernando de Herrera, 8, 41704 Dos Hermanas, Sevilla, España.
DREAMPULSE S.L. actúa como encargado del tratamiento, por cuenta del alojamiento y conforme a sus instrucciones y al correspondiente contrato de encargo del tratamiento.
3. Finalidad del tratamiento
Los datos se utilizarán exclusivamente para cumplir las obligaciones legales de registro de viajeros, incluida su comunicación a las autoridades españolas competentes y su conservación durante el plazo legalmente exigido.
El alojamiento y DREAMPULSE S.L. no utilizarán los datos recogidos para esta finalidad para publicidad, comunicaciones comerciales, elaboración de perfiles, entrenamiento de modelos de inteligencia artificial ni otros fines propios.
4. Base jurídica y obligatoriedad de los datos
El tratamiento se fundamenta en el cumplimiento de una obligación legal, conforme al artículo 6.1.c del Reglamento General de Protección de Datos, en relación con la Ley Orgánica 4/2015 y el Real Decreto 933/2021.
Por tanto, la recogida y comunicación obligatorias de estos datos no requieren su consentimiento. La puesta a disposición de esta política tiene carácter informativo.
Los campos obligatorios se identificarán en el formulario. Si no facilita los datos legalmente exigibles, el alojamiento no podrá completar el registro obligatorio para su estancia.
5. Datos tratados
Se recogerán únicamente los datos exigibles conforme a la normativa aplicable: datos identificativos y de contacto, datos de la estancia y de la transacción y, cuando corresponda, información relativa al parentesco entre viajeros menores de edad y sus acompañantes.
Los datos de menores de catorce años serán facilitados por la persona mayor de edad que los acompañe.
La obligación de registro no implica solicitar o conservar una copia íntegra del DNI o pasaporte. La comprobación de identidad se realizará mediante procedimientos adecuados que respeten el principio de minimización de datos.
6. Destinatarios y acceso a los datos
Los datos se comunicarán exclusivamente a las autoridades españolas competentes para cumplir las obligaciones de registro de viajeros, mediante SES.HOSPEDAJES o el sistema oficial que corresponda. Las autoridades tratarán los datos recibidos conforme a sus competencias y a su normativa aplicable.
Para prestar este servicio, podrán acceder a los datos el personal autorizado del alojamiento, DREAMPULSE S.L. y los subencargados autorizados que resulten necesarios para su funcionamiento. Dicho acceso estará limitado a las funciones necesarias y sujeto a obligaciones contractuales de confidencialidad, seguridad y protección de datos.
DREAMPULSE S.L. y sus subencargados no podrán utilizar estos datos para fines propios ni comunicarlos a terceros para su explotación comercial.
7. Plazo de conservación
Cuando el alojamiento ejerza su actividad de forma profesional, los datos del registro se conservarán durante tres años desde la finalización de la estancia, conforme al artículo 5 del Real Decreto 933/2021.
Los alojamientos que ejerzan la actividad de forma no profesional están exceptuados de esa obligación de registro y conservación. En ese supuesto, los datos se conservarán únicamente durante el tiempo necesario para efectuar y comprobar la comunicación obligatoria.
Finalizados los plazos aplicables, los datos se suprimirán, sin perjuicio del bloqueo que legalmente corresponda para atender posibles responsabilidades. Durante el bloqueo no se utilizarán para otras finalidades.
8. Seguridad y confidencialidad
El alojamiento y DREAMPULSE S.L. aplicarán medidas técnicas y organizativas adecuadas al riesgo para proteger los datos frente a la pérdida, alteración, divulgación o acceso no autorizado.
El acceso estará restringido a las personas autorizadas que lo necesiten para cumplir las finalidades descritas y que estén sujetas a un deber de confidencialidad.
9. Derechos de las personas interesadas
Puede solicitar el acceso a sus datos, su rectificación, supresión o la limitación del tratamiento, así como ejercer los demás derechos que resulten aplicables, escribiendo a [email del responsable].
Estos derechos se atenderán conforme a los requisitos y límites legales. En particular, no podrán suprimirse los datos cuya conservación siga siendo obligatoria.
También puede presentar una reclamación ante la Agencia Española de Protección de Datos, a través de www.aepd.es.
10. Decisiones automatizadas
Los datos recogidos para el registro de viajeros no se utilizarán para elaborar perfiles ni para adoptar decisiones basadas exclusivamente en tratamientos automatizados que produzcan efectos jurídicos o le afecten significativamente de modo similar.